IT efektivitātes klubs

Biroja telpas - jebkur!

Pašlaik aktuāli ir runāt par mikrouzņēmumu veidošanu, cerams, ka, līdz ar šo runāšanu, pietiekoši daudzi saņemsies, lai patiešām līdz tam nonāktu, tāpēc turpmākajās dažās reizēs pieskārsimies tēmām, kas varētu interesēt jaunos mikrouzņēmējus.

Viena no lietām, kas attur cilvēkus no uzņēmumu dibināšanas, ir biroja telpu īre. Tie ir ievērojami izdevumi, kas uzreiz nekādu redzamu labumu nenes, tāpēc būtu vērts vismaz sākotnēji apdomāt, kā no šiem izdevumiem atteikties. Tai vietā “apbruņosimies” ar vienu datoru vienam cilvēkam un apskatīsimies, ko iespējams paveikt.

Birojs galvenokārt ir nepieciešams šādiem mērķiem: vieta, kur satikties ar pārējiem sava biznesa pārstāvjiem (līdzīpašniekiem, darbiniekiem); vieta, kur satikties ar saviem esošiem un potenciāliem klientiem.

Ar saviem “cīņu biedriem” jūs varat tikties regulāri, pat nekur nebraucot. Parūpējieties, lai jūsu datoram ir ierīce, kas ļauj komfortabli dzirdēt un runāt (atbilstošas “austiņas” ar mikrofonu). Uzinstalējiet Skype programmatūru. Tagad jūs ne tikai varēsiet sazvanīties ar draugiem un kolēģiem, kas izmanto Skype, par brīvu, bet arī organizēt konferences zvanus, ko jūs varat pārvērst par jebko, kas jums ir nepieciešams - prāta vētru par jauniem pakalpojumiem, problēmas risinājumu, jeb kaut vai kopīga komandējuma organizēšanu.

Nevēlaties runāt? Izmantojiet “čata” funkcijas - ja atrisināmā problēma ir risināma ilgākā laika posmā, meklējot risinājumus dažādos avotos, varat sarunāšanos atstāt fonā, ik pa laikam aizsūtot kolēģiem jaunāko atrasto informāciju, kā arī saņemot to, tiklīdz pārējiem ir kas sakāms. Ja reiz šādā formā ir iespējams risināt uzdevumus gan skolā, gan universitātē, kāpēc gan tas lai nebūtu piemērojams uzņēmumam?

Starp citu, kad reģistrējaties Skype kontam, ierobežojiet savu fantāziju. Var gadīties, ka nākotnē kāds no jūsu klientiem vēlas ar jums sazināties tieši caur Skype, var gadīties, ka tāds lietotāja vārds kā “trakaisezis” neskanēs ne jautri, ne pārliecinoši.

Komunikācijām tāpat, ja kaut kādu iemeslu dēļ nevēlaties izmantot Skype, varat izmantot Google Talk, Windows Live Messenger vai jebko citu, kas nodrošina nepieciešamo funkcionalitāti, taču Skype pašlaik ir populārākais zīmols un droši vien, ka tas ir ne bez pamata.

Nākamajās reizēs par tādām lietām kā e-pasts, kopīga dokumentu radīšana, tikšanās organizēšana u.tml. Varat sagatavoties, sekojot līdzi (piemēram, ar RSS), dibināt darba vidi savam mikrouzņēmumam.

Foto: wili_hybrid

Iegūstiet informāciju biežāk un vairāk

Es pieņemu, ka līdz ar krīzes iestāšanos sastrēgumi uz ielām vairs nav tik liela problēma kā “treknajos gados”, taču tik un tā noteikti ir daudzi no jums, kuriem diezgan ievērojama dienas daļa paiet ceļā. Pat ja tā ir tikai stunda dienā, nedēļā tās sanāk 5 stundas, bet mēnesī vairāk kā 20 stundas!

Izmantojiet laiku lietderīgi

Esat dzirdējuši, vai varbūt paši esat teikuši - “man nav laika”? Tas ir nepareizi. Laiks visiem ir tik, cik ir - 24 stundas diennaktī. Vairāk nav un nebūs.

Tas, kas liek domāt, ka atsevišķiem cilvēkiem laika ir mazāk, ir nepareiza darbu plānošana. Tieši uzdevumu plānošana, jo, kā jau atzīmēju - laika ir tik, cik ir, tur neko izplānot neizdosies. Jums atvēlēto laiku ir jāizmanto lietderīgi.

Tai vietā, lai neko nedarītu - dariet kaut ko

Kā jau teicu, katram dienā ir noteikts laiks, kurš tiek pavadīts ceļā. Bieži vien tas tiek izmantots nelietderīgi - šajā gadījumā es izmantošu terminu - neko nedarot. Jā, iespējams, ka tomēr kaut kas tiek darīts - klausāties mūziku, ziņas, spēlējat spēles mobilajā telefonā, taču, ja vien jūsu darbs vai intelektuālā attīstība ar to nav cieši saistīta, tas ir nelietderīgi.

Laiku, kuru jūs pavadāt ārpus savas ikdienas darba vietas, uztveriet nevis kā force majeure, kas neļauj jums sasniegt vairāk, bet gan kā iespēju padarīt to, ko savā darba vietā varbūt nedarīsiet, jo “ir simtiem citu darbu”.

Tehnoloģijas kā palīgs efektīvai laika aizpildīšanai

Daži padomi, ko darīt. Lai to paveiktu, jums būs nepieciešamas dažas tehnoloģijas, bez kurām neizdosies tik efektīvi.

Aprīkojiet savu mobilo tālruni ar plānošanas un piezīmju rīkiem. Par šādiem plānošanas un piezīmju rīkiem, kas darbojas mobilajos tālruņos, es jau rakstīju iepriekš. Domājiet, kas jums ir paveicams. Pierakstiet radušās idejas, ierunājiet tekstu, fotografējiet, ja pa ceļam ieraugāt ko interesantu. Plānojiet savu nākamo nedēļu - pierakstiet, kas jums kurā dienā ir jāizdara.

Piezvaniet visiem, kam ir jāpiezvana, kamēr pārvietojaties kājām vai automašīnā. Tagad liekas, ka visi mobilie operatori piedāvā tādus tarifu plānus, ka zvanīšana arī uz citiem tīkliem, tai skaitā fiksētiem, no mobilā tālruņa ir pietiekoši lēti. Protams, ka jūs to varat izdarīt arī no biroja, bet tur taču jums ir “simtiem citu darbu”… Vienīgais ieteikums - varbūt nerunājiet par darbu, gaidot rindā, piemēram, Uzņēmumu Reģistrā. Traucēsiet citiem un varbūt kaut ko pārāk vērtīgu dzirdīgām ausīm nodosiet.

Iegādājieties MP3 atskaņotāju, vai varbūt pat video atskaņotāju (iPod, piemēram). Noklausieties vakardienas, aizvakardienas ziņas, kas attiecas uz jūsu darbu. Šādas lietas ir pilns internets, atrodas pēc atslēgas vārda “podcast”.

Un, attiecībā uz MP3 atskaņotāju - mans iecienītākais - iegūstiet valodas kursu, ierakstiet to, pieslēdziet ierīci automašīnā un mācieties valodu.

Iegūts papildus laiks

Sāciet darīt un jūs atviegloti redzēsiet, ka jums ir tas, ko, liekas, ka ikkatrs vēlas - dažas papildus stundas dienā.

Ātra informācijas iegūšana

RSS tehnoloģija

Iespējams, ka daudzi no jums jau ir pazīstami ar jau samērā ilgu laiku pielietotu tehnoloģiju - RSS plūsmām, taču, ikdienas darbā saskaroties ar to, ka daudzi vēl par tās pielietošanu nav informēti, atļausimies vēlreiz par to atgādināt.

RSS, tehnoloģiski izsakoties, ir XML formātā attēlots informācijas kopums, kas ir formatēts atbilstoši noteiktam standartam. Bet patiesība ir tāda, ka jums, ja vien negatavojaties paši programmēt RSS plūsmu, nav nekas jāzina par šī standarta tehnoloģisko pusi, jums ir jāzina tikai to, ka, izmantojot RSS, jūs varat ievērojami uzlabot nepieciešamās informācijas saņemšanu.

Princips ir vienkāršs. Mājaslapai ir RSS plūsma, bet jums ir RSS plūsmas lasītājs, kurš periodiski pārbauda, vai lapās, kuras esat pievienojuši sarakstam, nav kas jauns. Ja ir kas jauns, tas tiek attēlots jūsu RSS lasītājā. Jums tas kā lietotājam izskatās līdzīgi kā e-pasta vēstules saņemšana.

Ko tas jums dod? Patiesībā ieguvums ir milzīgs. Ja jums ir kādas 20 lapas, kurās neregulāri tiek ievietota informācija, bez RSS jums tās visas ir jāpievieno jūsu grāmatzīmēm, kā arī periodiski visas jāapstaigā, lai pamanītu, kad tajās ir parādījusies jauna informācija. Ja jaunas informācijas nav, jūsu laiks, kas tika patērēts lapas apmeklējumam, ir zemē nosviests.

Izmantojot RSS, jūs lapai pievērsīsiet uzmanību tikai tad, kad tajā būs kādi jaunumi.

Kur lasīt RSS

RSS lasītāji ir pieejami daudz un dažādi. Kaut vai apskatieties Google: http://www.google.lv/search?q=rss+reader

No mūsu pieredzes, iesakām Google piedāvāto Google Reader. Pirmkārt, tāpēc, ka tas ir rīks, kurš ir pieejams internetā, tātad atkal no visiem iespējamiem datoriem, no mobilā tālruņa, no interneta kafejnīcas u.tml. Kā jau, ja iepriekš sekojāt mūsu principiem, kādam ir jābūt produktam, būsiet sapratuši - tas ir priekšnosacījums lietošanai.

Otrkārt, Google Reader jūs lietojat ar savu Google kontu, tāpat kā visi pārējie Google Reader lietotāji. Un Google savā RSS lasītājā ir ieviesuši “sociālās lietas”, kas šeit izpaužas rakstu atzīmēšanā, pārsūtīšanā, komentēšanā u.tml. Respektīvi, jūs varat atzīmēt kādu rakstu, ka jums tas ir paticis, kā arī apskatīties, kam vēl tas ir paticis, kas vēl šiem cilvēkiem ir paticis, respektīvi, no viena raksta jūs varat pa tīklu tikt līdz lielam daudzumam tik pat vērtīgu vai vēl vērtīgāku rakstu.

Nākamajā reizē par to, kur šo informāciju ērti saglabāt. Pierakstieties uz mūsu RSS, lai izmēģinātu paši to, par ko rakstījām iepriekšējās rindkopās.

Google uzdevumi tagad pēc noklusējuma

Šodien Google izņēma Google Tasks no Labs sadaļas un pievienoja to GMail un kalendāram, tai skaitā iekš Google Apps. Tas nozīmē to, ka Google radītie uzdevumi būs pieejami visiem pēc noklusējuma (tāpat kā, piemēram, kontakti), ne tikai izvēloties tos no Labs sadaļas.

Uzdevumi labi integrējas gan GMail, gan Google Calendar saskarnē, ir patīkami to lietot.

Uzdevumus iespējams sinhronizēt arī ar iPhone tālruņiem.

Toties pagaidām nav pieejama sinhronizācija ar Windows Mobile tālruņiem, kas vismaz mani tāpēc atturēs no Google Tasks izmantošanas. Turpināšu izmantot Remember The Milk, kam gan arī bezmaksas versijā nav pieejama sinhronizācija ar tālruni, taču ir ļoti ērta web saskarne priekš mobilajiem tālruņiem, kas praktiski ir pilnvērtīgs aizvietototājs.

Tomēr, es domāju, ka nebūs jāgaida pārāk ilgi, līdz Google izlaidīs sinhronizāciju ar ActiveSync, tādu pašu, kāda tā jau ir kontaktiem un kalendāram.

Google Maps biznesam

Jā, patiešām, Google Maps veiksmīgi palīdz ne tikai tādiem izklaides mērķiem kā “paskatīties uz savu māju no augšas”, bet arī atvieglo un palielina efektivitāti ikdienas darba plānošanas procesos.

Google Maps vienkāršākās lietas

Vienkāršākās lietas bieži vien ir arī tās svarīgākās. Ja jūs bieži ejat tikties ar potenciāliem klientiem, sadarbības partneriem vai vienalga ko, jums noteikti nākas domāt, cik ilgu laiku jums prasīs līdz viņiem nokļūt. Ar Google Maps tas viss ir vienkāršāk. Norādiet sākumu un beigas, norādiet, brauksiet vai iesiet kājām - laiku jums aprēķinās.

Iedomājieties, jums ir jātiek no Brīvības pieminekļa līdz Pasažieru ostai, bet nezināt, cik ilgu laiku tas prasīs. Vai nu riskējat nokavēt, vai arī nelietderīgi iztērēt laiku, 10 minūtes gaidot. Atveriet Google karti - 22 minūtes ar kājām. Nekādu jautājumu vairs.

Jeb arī, piemēram, jums ir jāapciemo visi savi klienti, kas atrodas Rīgas centrā, divu dienu laikā, katram veltot pusstundu. Salieciet tos visus kartē un aprēķiniet īsāko “apstaigāšanas” laiku - skatieties, kā ceļā pavadītais laiks mainās, kad jūs bīdāt klientu secību. Nekādas minēšanas un šaubīšanās!

Integrācija Google kalendārā

Ja jums ir paveicies un jūs dienas plānošanai izmantojiet Google kalendāru (ja nav paveicies, piezvaniet, palīdzēsim), tad šeit laika taupīšana ir manāma uzreiz. Tiekaties ar klientu Valentīna ielā 2, Rīgā? (Es nezinu, kas tur atrodas, iespējams, ka nekas.) Ierakstiet tikšanās vietu, kalendāra ierakstā jums uzreiz automātiski parādīsies bildīte, kur tieši tas atrodas. Nav nekur jāiet, neko jāmeklē.

Jā, vienā reizē tas jums ietaupa 2 minūtes, bet, ja tādi gadījumi ir 30, skat - jau vesela stunda ietaupījusies!

Google Maps mobilajā telefonā

Šis ir pats ērtākais veids. izvelciet no kabatas, ierakstiet adresi. Ja jūsu telefons atbalsta jūsu atrašanās vietas noteikšanu, uzzināt, kā nokļūt vajadzīgajā vietā, ir ļoti vienkārši. Es nesen, būdams laukos, vēlējos uzzināt, vai paspēšu uz banku līdz tās slēgšanai. Ierakstīju bankas adresi, teicu, lai sameklē no manas atrašanās vietas līdz turienei - konstatēju, ka paspēšu - kartei bija pilnīga taisnība!

Mobilajā telefonā “pa virsu” Google kartēm nesen ir parādījies pakalpojums Google Latitude. Tā stāsta, ka Latvijai tas nestrādā, bet patiesība ir tāda, ka strādā gan. Vienojaties ar kolēģiem, ka dalīsieties informācijā par savu atrašanās vietu, un jums vairs nekad nevajadzēs zvanīt un jautāt “kur tu esi?”. Šeit laika ietaupījums būs vēl ievērojamāks.

Neizsmeļamas iespējas

Šie bija tikai daži piemēri, kā veiksmīgi izmantot Google kartes. Vēl varat iekļaut karti savā mājaslapā, parādīt klientiem, kur atrodaties. Varat plānot komandējumus, meklēt labāko viesnīcu vistuvāk konferences norises vietai. Un vēl, un vēl. Nosauciet jebko, mēs jums parādīsim, kā! Gluži tāpat mēs jums varam ieteikt, kur jūsu bizness ne tikai varētu, bet tam pat vajadzētu izmantot Google kartes, lai apsteigtu konkurentus!